山东商务职业学院

公文处理实施办法（试行）

 

第一章 总则

第一条  根据******中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》和省委办公厅、省政府办公厅印发的《山东省〈党政机关公文处理工作条例〉实施办法（试行）》，参照《山东省粮食局公文处理实施办法（试行）》，结合我院实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于全校公文处理工作。

第三条 公文处理指公文拟制、办理、管理、等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条 各系部、处室负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守《党政机关公文处理工作条例》、《山东省〈党政机关公文处理工作条例〉实施办法（试行）》及本办法，加强对本系部、处室公文处理工作的领导和检查。

第六条 各系部、处室都要明确或制定专人负责公文处理工作。公文处理工作人员应当具有较高的政治和业务素质，恪尽职守，严谨细致，遵守纪律，保守秘密。

第七条 学院办公室是公文处理的管理机构，负责学院的公文制发、公文办理、公文管理及安全保密，并对各系部、处室的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第二章 行文规则

第八条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第九条 从严控制公文制发数量。凡国家法律法规和党内法规有明确规定的，不再制发公文。现行公文规定仍然适用的，不再重复发文。通过媒体公开发布的公文，不再印发纸质公文。对上级党委、政府的普发性公文，根据自身实际没有必要以公文形式提出贯彻落实措施的，不再印发公文。

第十条 严格掌握公文制发规格。可以学院办公室名义行文的，不以学院名义行文。

第十一条  行文关系按照隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文。特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关，并说明原因。

第十二条  向上级机关行文，应当遵循以下规则：

（一）  以正式公文形式报送，不得以“请阅件”、“呈阅件”等非规范形式报送。

（二）  原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。

（三）  属于党委职权范围内的工作，以“******山东商务职业学院委员会”名义报送上级党委；属于行政职权范围内的工作，以“山东商务职业学院”名义报送上级政府。

（四）  各系部、处室的请示事项，如需以学院名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。

（五）  请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

（六）  除上级机关负责人直接交办事项外，一律按照程序报学院办公室办理，不得以本各系部、处室名义向上级机关负责人报送公文，不得以本各系部、处室负责人名义向上级机关报送公文。

第十三条  除学院办公室以外，各处室、各系部不得对外正式行文。

第三章 公文拟制

第十四条  公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序

第十五条  公文起草应当做到：

（一）  符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）  一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）  内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练，语言庄重，用词规范。

（四）  人名、地名、时间、数字、段落顺序和引文等准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法规范。

（五）  引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明准确、规范的中文含义。

（六）  公文中使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其规范缩写形式，应当在第一次出现时注明经国家语言文字工作部门或其他有关部门审定的中文译名。

（七）  文种正确，格式规范。

（八）  深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（九）  公文的信息公开属性、涉密公文密级和保密期限的确定，起草单位应当提出初步意见。

第十六条 各系部、处室完成公文草拟、核稿后，将文稿送学院办公室进行审核，由学院办公室送学院领导审签。审核重点是：

（一）  行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）  内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

（三）  涉及有关单位职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

（四）  重要公文文稿是否按照有关规定经有关会议审议。

（五）  主题是否鲜明、材料是否真实、判断是否正确、内容是否完整、结构是否严谨、语言是否庄重、用词是否规范。

（六）  文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

（七）  公文的信息公开属性、涉密公文的密级和保密期限是否恰当。

（八）  其他内容是否符合公文起草的有关要求。

第十七条  未经学院办公室审核的公文文稿，不得直接送学院领导；不按照程序报送的，学院领导不予签发，退回起草系部、处室按照程序办理。

第十八条 经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草系部、处室并说明理由；符合发文条件但内容需进一步研究和修改的，由起草系部、处室修改后重新报送。

第十九条 公文应当由学院领导审批签发。重要公文和上行文由学院主要领导签发，并标注签发人。办公室发文，由办公室主要负责人签发，或者报请学院领导签发。

第二十条 需有关系部、处室内部会签的公文，由公文起草单位送请相关系部、处室会签后送学院办公室。

第四章 公文办理

第二十一条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第二十二条 收文办理包括签收、登记、承办、传阅、催办、答复等程序。

（一）  收到上级下发或其他机关送（邮寄）来公文，由办公室文秘人员在首页张贴“山东商务职业学院文件处理单”，办公室主任或副主任提出拟办意见，送学院领导批示后，送交有关系部、处室办理。需要两个以上部门办理的，应当明确主办系部（处室）。紧急公文应当明确办理时限。直接报送学院领导个人或系部、处室的公文，必须送学院办公室按照正常的公文处理程序进行批办。

（二）  承办系部、处室收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。对于紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应及时说明理由，提请发文单位同意后延期办理，对于不属于本系部、处室职权范围或其它原因不能处理的公文，应及时退交学院办公室，并说明理由。

（三）  公文办理由办公室负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

（四）  审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见，即“拟同意”、“同意”其他具体意见，同时签署姓名和日期。其他审批人圈阅视为同意。对于没有请示事项的，圈阅表示“已阅知”。

（五）  公文的办理结果应及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

第二十三条 发文办理包括复核、登记、印制、核发等程序。

（一）  已经学院领导签发的公文，正式印发前，学院办公室应当进行复核。复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范。

已经学院领导签批过的公文，不得再行修改。如确需修改，内容无重大变动的，经办公室主任同意后修改；如有实质性修改，应报原签批领导复审。

（二）  复核后的公文，由学院办公室进行文件编号，并对公文标题、密级和保密期限、成文日期、拟稿人、信息公开属性等进行详细登记。

（三）  编号、登记后的公文，由拟稿处室、单位送文印室缮印。印制涉密公文应当使用符合保密要求的设备，并在符合保密要求的场所进行。绝密级公文应当制定专人录入、校对、印刷、装订。

（四）  公文印制完毕，由拟稿系部、处室经再次对文字、格式校核无误后，用印分发。

（五）  涉密公文应当通过机要渠道进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。禁止通过普通传真、普通邮政、快递、互送网或者其他非涉密网络等无保密措施的渠道传递传输涉密公文。

第二十四条 公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。

（一）  个人不得保存应当归档的公文。

（二）  归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本局的主要工作情况，便于保管和利用。

（三）  有关系部、处室草拟的公文，正式行文后应将公文审批原件连同印后的公文印制件（2份）一并归档。收文办理完毕后有关系部、处室应将公文交院档案室，也可按档案管理人员要求，定期或在指定时间将公文交院档案室。

（四）  联合办理的公文，以本校为主办单位的，原件由本校整理（立卷）、归档。

（五）  归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。

第五章 公文传阅

第二十五条  需传阅文件应由办公室文秘人员和每位应阅人之间做轮辐式传阅，严禁应阅人之间横穿、直传，以免传阅件失控、遗失。特殊情况下需要横传的，必须随时与办公室文秘人员保持联系，保证能随时掌握文件去向。

第二十六条 严格按照领导批示和拟办意见确定的传阅范围组织传阅，不得擅自扩散。对于机密文件，要严格按照传阅程序传阅，确保党和国家秘密的安全。

第二十七条 文件传出后，办公室文秘人员要随时了解和掌握文件运行情况，及时询问催退，以确保文件及时、迅速、安全运转。

第二十八条 阅文人要严格遵守传阅程序，不得积压、遗失文件。

第二十九条 传阅件退回后，办公室文秘人员要对文件进行检查。主要检查：阅文人是否阅签、阅文人有无需督查事项、传阅件有无缺损，并根据情况对传阅件及时进行处理。对领导有指示性意见的，要视具体情况及时通知有关系部、处室，或按领导指示做适当处理。

第六章 公文管理

第三十条 公文由学院办公室统一收发、审核、用印、归档和销毁。

第三十一条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖学院章证明。

第三十二条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第三十三条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人批准，可以销毁。

第三十四条 工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第七章 附则

第三十五条 行政法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。电子公文处理工作的具体办法另外制定。本办法由办公室负责解释。

第三十六条 本办法自印发之日起施行。