山东商务职业学院印章使用管理规定

 

一、总则

（一）为进一步规范学校各级各类印章的管理，切实维护学校合法权益，根据国家有关法规，结合学校实际，特制定本规定。

（二）学校办公室是全校印章的归口管理部门，负责学校各级各类印章的刻制、启用和废止，负责学校印章的使用管理、并监督校内各部门印章的使用管理。

二、印章的刻制、启用与废止

（三）学校各部门实体性机构公章，均依据机构设置的文件，经校办公室核审后刻制；各部门因业务工作需要刻制的各类专用章，由业务单位提出书面申请并经分管校领导同意，由办公室核审刻制。

（四）校内各种科研性、学术性、群众性等非实体性机构原则上不刻制印章。如特别需要刻制的，须报学校主要领导审批同意，由校办公室核审刻制。

（五）学校各部门一律不准刻制本部门财务专用章。学校财务专用章由财务审计处按规定管理。

（六）因机构名称变更或年久磨损变形，需重新刻制印章时，由各部门提出书面申请并经负责人签字同意，经办公室核审后刻制。原有印章交由学校办公室销毁。

（七）印章刻制由学校办公室确定形式、规格、材质，按规定到公安部门指定的机构刻制。任何部门和个人不得私自刻制公章。

（八）印章的启用和废止均由学校办公室验印登记后方能生效。废止停用的印章，须及时交学校办公室销毁。机构撤销或变更时，原印章原则上自行文日起即行停用。

（九）各部门因工作需要刻制的业务专用公章的刻制、启用、废止参照本办法执行。

三、印章的使用范围

（十）学校印章的使用范围：

1．******山东商务职业学院委员会印章用于以学校党委名义印发的各类公文，对外报送的各类报表、材料，入党志愿书，出国政审材料等。

2．山东商务职业学院印章用于以学校名义印发的各类公文、对外报送的各类报表、材料，各类证件、证书、聘书，各类科研项目、基金、专利、成果的申报书、任务书，以及出国审批、物资采购、基建报批等须学校领导批准的各类申请表、申报材料等。

3．学校钢印用于学生毕业证书、毕业证明书、结业证书、肄业证书等证书的照片压印，以及教师证、专业技术职务证书、工作证、学生证、退休证等证件的照片压印。

4．校领导名章用于有关证书、聘书、报表、合同、协议、责任书、任务书、委托书、申报表、审批表以及以校领导名义签发的信函等。

（十一）校内各部门印章的使用范围：

1．学校各部门印章，主要用于本部门职责范围内处理公务，向学校领导呈交的请示报告，与校内各部门及校外对口单位联系业务工作的函件等。

2．学校各部门公章均不得对外使用在请示、报告和具有证明性的文书上，不得对外签订合同、协议；除财务专用章外，各类印章不得用于发票和收款收据。

四、印章的使用程序

（十二）以学校党委、学校名义印发的各类公文，一律凭文稿上学校领导签字用印。

（十三）学生毕业证书、毕业证明书、结业证书、肄业证书、荣誉证书、各类聘书、新生录取通知书等，经学术委员会或相应的职能部门评审，由相关职能部门统一造册，并经该部门主要负责人签字审核，学校分管领导签字批准，指定专人承办，到办公室用印。

（十四）对外签署的各类合同、协议，须经院长或院长授权的副院长签字同意后，到办公室用印。法人代表委托书经院长签字后到办公室用印。

（十五）有关教学、科研等的各类研究报告、成果鉴定，各类专利、基金申请，项目、成果和奖励申报，基建、维修项目申报，副处以下人员因公出国审批等各类常规性申报材料和证明性材料，由学校分管领导签字同意后，到办公室用印。

（十六）校领导名章按学校印章有关规定使用。法人代表名章使用一律按照程序申请，批准后由办公室印章管理人员用印。用印完毕及时返还法人代表处。

（十七）凡不必正式行文但需以学校名义发出的文书或函件，应按规定格式书写或打印，由部门负责人在底稿上签字同意，经校办公室校核后，方可用印。

（十八）需持学校证明或介绍信对外办事及联系工作的人员应出示所在部门出具的证明信或介绍信，到办公室换信并办理用印。介绍信内容要明确具体，包括联系单位、前往人员、姓名、身份、人数、时间等，并与存根记载完全一致，字迹工整，不得漏填。涉及证明教职员工个人信息的用印件，须经组织人事处负责人签字同意后，方可用印。

（十九）学生开具学籍证明应出示所在系开具的证明，到办公室换取正式证明。学生有关的资料需要使用学校印章的，须持所在系介绍信或者有关部门证明。需要所在系或者有关部门填写鉴定意见的，须将鉴定意见填写完整后，持有关介绍信和证明到办公室用印。

（二十）特殊情况下急需使用学校印章时，须经学校办公室主任核准，必要时报请相关校领导同意后方可用印，并留副件补签。

五、印章的管理

（二十一）学校授权学校办公室使用和管理山东商务职业学院印章、法人代表印章；组织人事处管理******山东商务职业学院委员会印章；教务处管理山东商务职业学院钢印；校内各部门印章由各部门自行负责管理。

（二十二）印章的管理要求

1．明确责任：各部门党政负责人是本部门印章管理第一责任人。各部门应规范审批程序，做好用印登记，对用印时间、用印部门、用印事由、批准人、经办人等进行详细登记，以备核查。重要事项的用印，要根据职权划分情况经本部门主要负责人批准。

2．专人管理：各部门必须指定专人负责管理及使用印章，并报校办公室备案。印章管理人员如因工作变动，应及时上交印章，并重新确定印章管理人员，做好交接手续。印章的交接手续由相关部门主要负责人主持并记录备案。

3．妥善保管：各部门公章的存放或使用地点均在该部门办公室内。未经该部门主要负责人批准，不准在办公室以外地点存放或使用。学校公章确因工作需要带出的，须经院长审批。印章必须妥善保养，确保印文清晰。

4．严格审核：印章管理人员必须严格执行审批手续和用印登记制度。用章时应认真审阅有关材料，了解用章内容，严禁未经主管领导批准擅自用印，严禁在空白介绍信、单据或纸张上加盖印章。用印件涉及保密的，要严格遵守保密规定，不得随便翻阅和谈论。凡有下列情况之一的，印章管理人员应拒绝用印：

（1）上报及下发的用印件内容有误或批准权限不当；

（2）涉及个人财产、经济、法律纠纷等方面的用印件；

（3）未经部门负责人审核及学校领导签发批准的用印件；

（4）非本校教职员工或与本校工作、业务无关的用印件：

（5）其他不得用印的情况。

5．规范用印：印章一般应盖在公文、公函落款的机关名称和发文时间中间偏上位置，骑年盖月，上不压正文，印文端正、清晰。用印时间为工作日正常上班时间。寒、暑假期间用印时间为白天正常值班时间。国家法定节假日、双休日需提前进行用印申请。

（二十三）外出会印由印章管理人员负责，并确保印章安全。

（二十四）凡私自刻制公章，或因印章管理或使用不当等原因造成损失者，根据情节轻重对当事人进行批评教育直至行政处分，造成重大损失的，追究当事人及单位负责人的经济和法律责任。

六、附则

（二十五）本规定由学校办公室负责解释。

（二十六）本规定自印发之日起施行。原《印章管理规定》自行废止。